Hvor længe må du gemme dine medlemmer?

Hvor længe må du gemme dine medlemmer?

Medlemmers data skal være relevante!

I SMSKlub har vi forberedt os på Persondataforordningen.

Du bør også forberede dig på at skulle ændre dine arbejdsgange i din virksomhed, eller din butik, men på nogle af de mest vigtige områder, har vi forsøgt at gøre det lidt nemmere at gå til.

Persondataforordningen beskriver at du kun må gemme data så længe det er relevant? Det er vidst et vidt begreb, men vi vil prøve at give vores bud på det og forklare, hvordan vi hjælper dig i SMSKlub.

Vi kalder det Aktive medlemmer.

Hvor længe er det relevant at gemme et medlem?

Det er relevant så længe vi taler om et aktivt medlem, men afhængig af branche kan det være meget forskelligt, hvordan man definere hvad et aktivt medlem er.

I SMSKlub ved vi, hvornår folk har opdateret deres oplysninger sidst, udfra det kan vi vurdere at de har været aktiv.

I de fleste tilfælde er SMSKlub integreret med Webshop, eller butikkens POS system, der fra ved vi, hvornår kunden sidst har handlet, udfra det kan vi vurdere at de har været aktiv.

Udfra din branche er det dog stadig meget forskelligt, hvordan man kan definere et medlem som aktivt, men vi har 3 eksempler, som du måske kan finde inspiration i:

Dagligvarebutik: Din kunde er kendetegnet ved at handle ofte, og køber ting de bruger hver dag. Hvis en kunde ikke har været aktiv, altså handlet eller opdateret deres oplysninger i et år, er de nok ikke aktive mere.

Tøjbutik: Din kunde er kendetegnet ved at de handler deres tøj hos dig, købsmønstre kan variere fra hver måned, til et par gange om året, nogle kunder måske kun årligt.

Hvis en kunde ikke har været aktiv, altså handlet eller opdateret deres oplysninger i 2 år, er de ikke aktive mere.

Brugskunst på vestkysten: Din butik ligger i et turistområde, og selvom du sagtens kan have loyale kunder der kommer igen og igen, kan det godt være de kun kommer én gang om året.

Enkelte år køber de måske ikke noget, derfor kan det være nærliggende, at sige at de ikke er aktive, hvis de ikke har handlet eller opdateret deres oplysninger i 3 år.

Hvad skal du gøre med ikke aktive medlemmer

Når et medlem ikke er aktivt længere, og deres oplysninger dermed ikke er relevante, set med persondataforordningens briller, er opskriften simpel.

Medlemmet skal slettes

Risikerer jeg ikke at miste en masse medlemmer, jeg har arbejdet hårdt for at få ind i min klub?

Jo! Desværre! Men det er meget bedre at have en kundeklub på 1.500 super aktive og loyale kunder, end en kundeklub på 2.000 medlemmer hvor de sidste 500 er trætte af at høre fra dig fordi de ikke handler hos dig mere.

Samtidig sikrer vi at borgeren kan være tryg ved at være medlem af vores klub, da deres data ikke opbevares ubegrænset.

Husk at skrive ind i dine betingelser hvor længe du gemmer medlemmernes data.

Bare rolig vi holder dig i hånden

Det kan være en stor opgave, at skulle holde øje med hvilke medlemmer der er aktive.

I SMSKlub har vi lavet en ny indstilling, kaldet Aktive medlemmer, du kan se den som rengøringskonen der altid rydder op i din Kundeklub.

Den kan hjælpe dig på flere måder.

Du opsætter en grundregel for hvor længe dine kunder må være inaktive, f.eks. 3 år, og herefter slettes de, inden da kan du opsætte en eller flere remindere.

Lad os tage et eksempel, hvor vi mener kunder må være inaktive i 3 år:

Efter 1 år og 6 måneder, sender vi en SMS:

“Vi savner dig! Det er længe siden vi har set dig i butikken, husk du kan opdatere dine oplysninger her: LINK TIL TILMELDNGSFORMULAR

Vi ses snart! Hilsen butikken”

På denne måde kan kunden opdatere sine oplysninger, og igen blive aktiv.

Efter 2 år, sender vi en SMS:

“Hej Navn! Vidste du at du har XX Kr. til gode i bonus? Kom ned i butikken og se alle nyhederne, vi kan helt sikkert finde noget der passer til dig 😉

Husk du kan opdatere dine oplysninger her: LINK TIL TILMELDNGSFORMULAR

Vi ses snart! Hilsen butikken”

Her slår vi på, at kunden også har bonus til gode de kan bruge i butikken, på den måde får vi dem ned i butikken, samtidig kan de opdatere deres oplysninger, og bliver et aktivt medlem igen.

Efter 2 år og 11 måneder, sender vi en SMS:

“Hej Navn! Det er længe siden vi har set dig, hvis du stadig vil være medlem skal vi bede dig bekræfte dine oplysninger her: LINK TIL TILMELDNGSFORMULAR

Hvis du ikke bekræfter du fortsat vil være medlem, er vi nødt til, rent lovgivningsmæssigt, at udmelde dig om en måned, din bonus på XX Kr. vil også blive slettet.

Hilsen butikken”

Her bliver vi mere bestemte, og fortæller konsekvensen, vi slår stadig på deres bonus, hvis de har interesse i klubben reagerer de helt sikkert.

Efter 3 år, sletter vi medlemmet:

Kunden har ikke handlet eller opdateret deres oplysninger i 3 år, og vi sletter dem fra Kundeklubben.

På den måde sørger vi for, at overholde persondataforordningen så det kun er relevante oplysninger, der er gemt i vores klub.