Persondataforordningen – Sådan har vi forberedt SMSKlub

Fra 25. Maj 2018, er vi allesammen, som virksomhed, som butik, som forening, pålagt at leve op til Persondataforordningen.

Du har sikkert allerede hørt en del om persondataforordningen, i daglig tale GDPR, og ved nok også at den indeholder store bødestørrelser, hvis den ikke bliver overholdt.

Når man føler på ordet persondata, registrer man med det samme at det drejer sig om data. Data har IT afdelingen helt sikkert styr på!

Sandheden er desværre, at Persondataforordningen handler om meget mere end IT, når du har med ansatte, kunder eller frivillige at gøre, har de allesammen persondata på sig.

Hver eneste gang du noterer noget om kunden, såsom navn, mailadresse, mobilnummer, fødselsdag, er der tale om persondata, og for fremtiden skal du overveje meget kraftigt, hvordan disse både håndteres og gemmes.

Selv en Post-IT note på skærmen, med et telefonnummer, er persondata!

Derfor handler forordningen om meget mere end IT-systemer, og hvad din IT afdeling skal holde styr på.

Det drejer sig om hele din forretningsgang der, måske, skal tænkes anderledes.

I forhold til kundeklubber, har vi, hos SMSKlub, kigget på forordningen, og fundet 3 ting du bør være særligt opmærksomm på.

En af de meget omtalte ting i persondataforordningen er “The right to be forgotten”, eller “Retten til at blive glemt”.

I mange kundeklubber, eller email nyhedsbrevssystemer, kan du altid afmelde dig, så du ikke længere får nyhedsbreve, men betyder det at dine oplysninger er slettet? Som oftest er de ikke, de bliver gemt inde bagved, med oplysning om at du er afmeldt, men alle dine data vil stadig være tilgængelige!

For fremtiden skal dine kunder kunne slette deres oplysninger

En anden ny ting i GDPR, er at du kun må gemme data, så længe de er relevante.

Hvor længe data om kunder i en kundeklub er relevante, er svært at definere, og i vores optik, kan det sagtens være forskelligt fra branche til branche.

Det ændrer dog ikke på, at praksis for de fleste kundeklubber og nyhedsbrevssystemer idag, er at data gemmes i det uendelige.

Du må kun gemme data, så længe det er relevant

I SMSKlub, vil vi fremadrettet arbejde med dette under begrebet “Aktive medlemmer”.

Det er ingen hemmelighed, at du altid har skulle have medlemmet til at acceptere tilmelding til f.eks. nyhedsbrev eller SMS, men med persondataforordningens bødestørrelser, er vi alle nødt til bedre at kunne dokumentere samtykket.

Samtykket til markedsføringen er ikke det eneste vi skal kunne dokumentere, vi skal samtidig også være sikre på, at medlemmet er oplyst omkring hvilke data der gemmes, hvad de bruges til, og hvilke rettigheder medlemmet har – vi har nemlig kun deres data til “låns”, det er medlemmet der ejer deres data.

Du skal sikre du har samtykke fra medlemmet – at de har godkendt dine betingelser

Husker du at oplyse betingelserne hvergang et medlem tilmelder sig? Det tror jeg ikke, samtidig er det svært at dokumentere du har oplyst om dine betingelser.

Hos SMSKlub, ser vi det som vores fornemste opgave, at sikre du bruger et system, der holder dig i hånden i en travl hverdag.

Derfor har vi forberedt SMSKlub med en masse nye ting der sikrer at din Kundeklub kan leve op til GDPR.

I det næste stykke tid, vil vi udgive en række artikler der forklarer, hvordan du sikrer:

• At medlemmer kan slette deres oplysninger
• At du kun gemmer data om “Aktive medlemmer”
• At medlemmer accepterer dine betingelser

Følg med her på siden, eller “Like os” på Facebook, så du kan leve op til Persondataforordningen.